ابزار مدیریت پروژه | هرکدام از این ابزارها چه کاربردهایی دارند؟

ابزارهای فراوانی برای تسهیل مدیریت پروژه وجود دارند
با پیشرفت فناوری، ابزارهای متنوعی برای مدیریت پروژه ایجاد شده‌اند که می‌توان از آن‌ها برای ساده‌سازی فرآیندها و برنامه‌ریزی پروژه‌ها استفاده کرد. در ضمن معمولا این ابزارها دارای این قابلیت هستند که در زمینه‌های مختلف کسب‌وکار و صنعت به‌کار روند. در این مطلب از میزیتو با انواع ابزار مدیریت پروژه و کاربردهای آن‌ها آشنا می‌شوید.
 

نمودار گانت؛ ابزار قدیمی مدیریت پروژه
نمودار گانت یکی از ابزارهای قدیمی است که به‌دلیل تطبیق‌پذیری کارایی بالایی در مدیریت پروژه دارد. از گانت چارت می‌توان برای برنامه‌ریزی پروژه، مدیریت وظائف و ردیابی پروژه اشاره کرد. این نمودارها یک جدول زمانی ایجاد می‌کنند که در آن وظائف روی بردار زمان قرار می‌گیرند و شامل اطلاعاتی مانند زمان شروع کار، زمان پایان کار، کار انجام شده، کارهای پیش رو و وابستگی بین وظائف می‌باشند. مدیران پروژه می‌توانند هشدارهایی را برای مهلت‌های پایان تسک نیز ایجاد کنند. معمولا نرم افزار مدیریت پروژه دارای این ابزار نیز می‌باشد.

ابزار مدیریت شکست کار در مدیریت پروژه
ساختار شکست کار (WBS)، یک متد مناسب برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت پروژه و تکمیل کارها است. ابزارهایی نیز وجود دارند که این ساختار را برای شما ایجاد می‌کنند. مزیت این ابزارها در این است که پروژه را به کارهای متعدد تقسیم می‌کنند تا مدیریت پروژه آسان‌تر شود. معمولا این ابزارها بر روی محصولات قابل تحویل یک پروژه تمرکز دارد. روش کار در این متد و این ابزارها در این است که پروژه را بر اساس نتایج مورد انتظار از آن تقسیم‌بندی می‌کند.
 
این ابزارها همچنین دارای نمودارهایی برای ایجاد یک نمای بصری از کل پروژه هستند. نمودارهای ساختار شکست کار از ابزارهای مدیریت پروژه محبوب به‌شمار می‌آیند که معمولا در تکنیک‌های مدیریت پروژه مانند روش مسیر بحرانی (CPM) یا تکنیک بررسی ارزیابی برنامه (PERT) استفاده می‌شوند.

برد کانبان؛ یک ابزار مدیریت پروژه چابک
کانبان یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌های مدیریت پروژه چابک است. کارت‌ها و تابلوهای کانبان ابزارهایی برای مدیریت پروژه بصری هستند که فعالیت‌ها و تسک‌ها را نشان می‌دهند. این ابزارها همکاری بهینه اعضای تیم را ممکن می‌کنند. برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه که برای استفاده در فریم‌ورک‌های اجایل توسعه داده شده‌اند، دارای این ابزارها نیز می‌باشند.
 
برخی از مزایای استفاده از این ابزارها عبارتند از:

• ایجاد تجسم بصری از گردش کار
• تعیین وظائف و توزیع آن‌ها
• تقسیم‌بندی وظائف به انجام شده، در حال انجام و انجام نشده
• گزارش‌گیری از پیشرفت کارها و پروژه
• قابلیت استفاده در روش تولید ناب
• اولویت‌بندی کارها

ابزار ماتریس ریسک
یکی دیگر از ابزارهای کاربردی در مدیریت پروژه ابزار ماتریس ریسک (Risk Matrix) است. این ابزار به شما در مدیریت ریسک پروژه کمک می‌کند و ریسک‌ها و تهدیدات احتمالی و میزان احتمال آن‌ها را نشان می‌دهد. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا خود را برای هر شرایط احتمالی و تبدیل شدن ریسک به مشکل آماده کنید. ریسک‌ها نیز انواع مختلفی دارند که شامل ریسک‌های استراتژیک، ریسک‌های مالی، ریسک‌های فنی، ریسک‌های عملیاتی و ریسک‌های خارجی می‌شوند.

ابزار جدول زمانی
یکی از نیازهای اساسی مدیریت پروژه، امکان محاسبات مربوط به زمان‌هایی است که برای کارهای مختلف توسط اعضای تیم صرف شده است. این کار با استفاده از جدول زمانی (Timesheet) تسهیل می‌شود. این ابزارها می‌توانند از انواع کاغذی، صفحات گسترده یا قابلیتی در درون یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی یا خارجی باشند.

ابزار گزارش پروژه
یکی از ابزارهای مدیریت پروژه که اهمیت بسیار بالایی در این زمینه دارد، ابزار گزارش پروژه است. گزارش‌ها شامل مستندات و اطلاعات مختلف و دارای یک نمای جزئی یا کلی از پروژه هستند. این گزارش‌ها همچنین متناسب با اهداف گزارش، انواع مختلفی دارند. مزیت آن‌ها در این است که به مدیران برای تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کنند. همچنین می‌توان از این ابزارها برای ارائه گزارش به ذی‌نفعان پروژه استفاده کرد.
یکی از رایج‌ترین گزارش‌های پروژه، گزارش وضعیت پروژه است که به‌طور هفتگی یا ماهانه ایجاد و ارائه می‌شود. همچنین گزارش‌های پیشرفت پروژه و کارها و گزارش‌های حجم کاری برای مدیریت منابع پروژه اهمیت بسیار بالایی دارند. از سوی دیگر گزارش‌هایی نیز وجود دارند که می‌توان از آن‌ها برای تحلیل ریسک پروژه، تحلیل هزینه‌های پروژه و بررسی سود و ... پروژه استفاده کرد. در ضمن نرم‌افزارهای حرفه‌ای مدیریت پروژه قابلیت خودکارسازی گزارش‌گیری و ایجاد تنظیمات متعدد برای آن را ایجاد می‌کنند.

ابزارهای مدیریت پروژه چابک
تابلوهای کانبان در گروه ابزارهای مدیریت پروژه چابک قرار می‌گیرند اما نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چابک، ابزارهای دیگری نیز دارند. برای مثال با این نرم‌افزارها می‌توانید اسپرینت‌ها را ایجاد کنید که در متدولوژی اسکرام کاربرد دارند. امکان ایجاد بک لاگ محصول و به‌روزرسانی آن نیز از دیگر قابلیت‌های این مدل از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است.
 
میزیتو دارای مجموعه‌ای کامل از ابزارهای مدیریت پروژه است
آیا به‌دنبال یک ابزار مدیریت پروژه اسکرام هستید؟ می‌خواهید با ابزار چت داخلی، تعامل را در سازمان بهبود دهید؟ به ابزار مدیریت پروژه گانت چارت نیاز دارید؟ به‌دنبال ابزاری برای مدیریت تسک‌ها در پروژه یا حتی مدیریت کارهای روزانه هستید؟ میزیتو تمامی این ابزارها و بسیاری از ابزارهای دیگر را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای بهره‌مندی از این پلتفرم جامع کافی است در سایت مجموعه ما ثبت نام کنید.

سوالات متداول
ابزار تجزیه و تحلیل سود و هزینه چیست؟
این ابزار می‌توانید تمامی اطلاعات مالی لازم برای محاسبه سود و هزینه سازمان را گردآوری کرده و با انجام محاسبات لازم، گزارش‌ها یا نتایج را به شما ارائه دهد. استفاده از این ابزار یک تکنیک کاربردی در مدیریت پروژه است. در ضمت این ابزارها برای پیش‌بینی سودآوری یا عدم سودآوری پروژه کاربرد بالایی دارند.

نرم‌افزار گانت چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
از این نرم‌افزار می‌توان برای ایجاد یک نمای بصری گسترده از تمامی وظائف یک پروژه استفاده کرد. از مزایای این ابزار نیز می‌توان از اولویت‌بندی کارها، نشان دادن وابستگی کارها، نمایش کار انجام شده و در حال انجام و موارد دیگر استفاده کرد.